Ann’s Bakehouse & Creamery berhasil memangkas biaya teknologi hingga 70% setelah beralih ke Odoo ERP. Dengan sistem terintegrasi untuk penjualan, produksi, dan inventori, Ann’s kini mengelola pesanan online dan offline secara efisien serta menciptakan pengalaman pelanggan yang lebih lancar.
Sejak didirikan pada tahun 2014, Ann’s Bakehouse & Creamery menghadapi kendala membludaknya pesanan yang terus mengalir. Awalnya, semua pesanan dapat dikelola secara manual di WhatsApp, tetapi volume yang makin tinggi membuat tim kewalahan. Upaya untuk mengatasi masalah ini, Ann’s Bakehouse & Creamery mulai mencoba berbagai software hingga bertekad membangun sistem ERP sendiri dengan investasi waktu dan uang yang cukup besar, tapi tidak membuahkan hasil optimal. Sistem yang dibangun berjalan sendiri-sendiri, data tersebar, dan proses bisnis menjadi lambat.
Kegagalan ini disebabkan oleh sistem yang tidak terhubung, sehingga pesanan online maupun offline tidak terhubung langsung ke dapur, stok gudang, atau bagian Quality Control Delivery (QCD). Selain itu, biaya teknologi membengkak karena mereka harus mengelola banyak platform sekaligus.
Pada tahun 2023, Ann’s Bakehouse & Creamery menemukan solusi dengan beralih ke Odoo dan mengambil paket Success Pack. Fokus utama saat itu adalah untuk menata ulang fondasi operasional dengan modul Sales, Manufacturing, Inventory, Purchase, dan Accounting. Setelah fondasi inti stabil, Ann’s mulai memperluas penggunaan Odoo ke website dan eCommerce, menciptakan pengalaman yang lebih lancar bagi pelanggan dan tim internal.
Solusi Odoo
Odoo menjadi pusat kendali yang menyatukan semua data dan proses bisnis Ann’s. Hal yang membedakan perjalanan Ann’s adalah keberanian mereka untuk memanfaatkan fleksibilitas Odoo. Bersama dengan konsultan, tim teknologi Ann’s sukses melakukan implementasi dan mengembangkan lebih dari 3.700 baris custom code yang dikelola secara mandiri. Perubahan positif yang dirasakan Ann’s tidak hanya terbatas pada turunnya biaya teknologi hingga 70% karena tidak perlu lagi membangun sistem dari awal atau mengelola banyak platform secara bersamaan.
Salah satu sumber pesanan terbesar Ann’s datang dari WhatsApp. Dengan Odoo, customer service (CS) memiliki fungsi untuk langsung memasukkan pesanan dari WhatsApp ke dalam sistem, sekaligus merekam riwayat pembelian dan pengiriman pelanggan.
Di sisi internal, fitur seperti lognote dan Kanban board membuat kolaborasi lebih mudah. Tim dapat berbagi informasi, menambahkan catatan, dan melacak perkembangan secara real time, memastikan komunikasi dengan pelanggan maupun antar-tim selalu jelas dan transparan.
Odoo berhasil menyediakan backbone yang kokoh yang dibutuhkan Ann’s. Proyek ini kini diteruskan oleh mitra resmi Odoo, PT Data Total Rapih atau Dattora, yang memastikan keberlanjutan solusi. Transformasi ini membuktikan bahwa keberanian dalam memanfaatkan tool yang fleksibel dapat menghasilkan penghematan biaya yang signifikan dan alur bisnis yang mulus.
