(Source: Freepik)
Dalam layanan lapangan, ketidakpastian adalah bagian dari pekerjaan. Seorang teknisi mungkin berada pada jadwal yang sesuai, namun tiba-tiba ada panggilan yang dialihkan, pembaruan yang terlewat, atau riwayat layanan yang hilang. Situasi ini bisa menjadi kacau. Namun, dengan alat yang tepat, informasi yang disampaikan pada waktu yang benar dapat mengubah segalanya. Tanpa akses seluler, bahkan kesenjangan kecil seperti catatan yang hilang atau instruksi yang tidak jelas dapat dengan cepat menjadi penundaan besar.
Survei yang dilakukan oleh Capterra menunjukkan bahwa hampir 9 dari 10 pengguna perangkat lunak layanan lapangan mengatakan akses seluler sangat penting. Hal ini disebabkan oleh kenyataan bahwa manual cetak, kartu pekerjaan kertas, dan panggilan telepon tanpa henti tidak lagi memadai untuk jadwal yang ketat dan harapan yang makin tinggi. Oleh karena itu, makin banyak bisnis beralih ke solusi Field Service Management (FSM) yang mengutamakan seluler untuk meningkatkan komunikasi dan bekerja dengan lebih baik.
Dengan aplikasi Zoho FSM, teknisi dapat memulai hari dengan jelas. Mereka dapat membuka aplikasi dan melihat daftar pekerjaan untuk hari itu, lengkap dengan lokasi, informasi pelanggan, dan instruksi layanan. Mereka dapat check in, mulai melacak waktu, dan mendapatkan petunjuk arah ke lokasi pelanggan. Begitu tiba di lokasi, aplikasi ini menjadi sumber kebenaran mereka, menampilkan riwayat pekerjaan sebelumnya, catatan penting, dan daftar periksa layanan.
Tetap Jalan Meski Offline
Salah satu fungsi penting dari aplikasi Zoho FSM adalah kemampuannya untuk tetap bekerja meski offline. Area seperti ruang bawah tanah klien, lokasi pekerjaan terpencil, atau zona konstruksi sering kali tidak memiliki sinyal. Agar pekerjaan tidak berhenti, Zoho FSM menyimpan semua informasi pekerjaan pada perangkat teknisi sebelum mereka pergi. Ini berarti mereka memiliki akses ke semua detail pelanggan, daftar periksa, dan manual bahkan saat tidak ada sinyal, dan semua data akan disinkronkan secara otomatis begitu mereka kembali online.
Aplikasi ini juga menjaga seluruh tim lapangan tetap selaras secara waktu nyata. Dalam layanan lapangan, satu pembaruan yang terlewat dapat menyebabkan janji yang terlewat. Pembaruan langsung menjaga semua orang tetap terhubung, bahkan ketika jadwal berubah. Segera setelah petugas pengatur menugaskan atau mengedit pekerjaan, teknisi akan menerima pemberitahuan instan. Jika teknisi tiba di lokasi dan pelanggan ingin menjadwal ulang, mereka dapat melakukannya dengan mudah di aplikasi, dan tim kantor akan tetap mendapatkan informasi.
Aplikasi Zoho FSM memberdayakan setiap tugas lapangan. Teknisi dapat meningkatkan tingkat perbaikan pertama kali dengan akses instan ke riwayat pelanggan, meminimalkan kesalahan dengan akses di tempat ke manual, mempercepat penyelesaian pekerjaan dengan mengisi daftar periksa dan formulir secara digital, dan memastikan penagihan yang lebih cepat dengan membuat faktur dan mengumpulkan pembayaran di lokasi.
Menyelesaikan pekerjaan juga menjadi lebih cepat dan akurat. Pekerjaan tidak lagi memerlukan catatan tulisan tangan, tanda tangan di atas kertas, dan penundaan dalam menyampaikan informasi kembali ke kantor. Setelah pekerjaan selesai, teknisi dapat menandai pekerjaan selesai hanya dengan satu klik, mencatat waktu dan rute secara akurat, mengirimkan laporan layanan kepada pelanggan secara instan, dan mengumpulkan tanda tangan digital. Tim penagihan dapat mulai memproses faktur segera, yang berarti catatan akurat dan pembayaran yang lebih cepat.
Menurut sebuah studi oleh Aberdeen Group, ketika teknisi memiliki alat yang mereka butuhkan, semuanya berjalan lebih baik. Dengan aplikasi FSM seluler, teknisi dapat menyelesaikan lebih banyak masalah pada kunjungan pertama karena mereka memiliki konteks dan alat yang tepat. Saat setiap orang, termasuk teknisi, petugas pengatur, dan tim pendukung, menggunakan sistem yang sama, maka kebingungan dapat berkurang. Sistem yang tepat memang membuat perbedaan, dan itu yang membuat pelanggan terus kembali.
