Dengan puluhan tahun pengalaman, Gramedia memiliki rangkaian toko buku terbesar dan terlengkap di Indonesia. Tapi bukan berarti perjalanannya tidak mengalami tantangan Sebelumnya, Gramedia menggunakan teknologi Dynamics AX 2012. Setelah lebih dari satu dekade membangun ekosistem tanpa menghubungkan layanan ke basis data bersama, kompleksitas sistem mulai memengaruhi operasi dan pengalaman pelanggan.
Tantangan yang dihadapi Gramedia yang lebih spesifik mencakup tidak memiliki proses yang memadai untuk menetapkan, membagikan, atau mengedit pelacakan inventaris konsinyasi, penjualan, transfer antar toko, pengembalian, harga, dan diskon. Kinerja juga melambat dan tidak ada pergantian shift di sistem point-of-sale (POS) desktop, dan tidak ada pengumpulan data pemasaran di kasir. Gramedia perlu meningkatkan sistem ke solusi Dynamics terbaru atau mencari opsi lain.
Microsoft menawarkan solusi melalui Dynamics 365 berbasis cloud yang akan memenuhi tujuan transformasi digital dan kebutuhan bisnis Gramedia serta menciptakan lokasi yang terpusat dan aman untuk semua data perusahaan. Untuk hal ini, Gramedia memilih perusahaan Kreatif yang berkantor pusat di Jakarta sebagai mitra implementasinya. Dengan adanya kemitraan ini, Gramedia memutuskan untuk beralih ke Microsoft Cloud, melakukan upgrade dari Dynamics AX 2012 ke Dynamics 365 termasuk Customer Insights , Commerce, Finance, dan Supply Chain Management.
Dengan beralih ke Microsoft Cloud, beberapa upaya yang dilakukan Gramedia mencakup, Integrasi Gramedia.com dengan Dynamics 365, melakukan upgrade untuk toko buku dari Dynamics AX 2012 POS ke Dynamics 365 Commerce POS dan integrasi aplikasi POS seluler khusus untuk opsi pembayaran saat bepergian dan aplikasi POS seluler Grago yang digunakan untuk memesan transfer barang dagangan antar toko, menghubungkan perangkat POS untuk multipayment, dan melakukan integrasi platform seperti Jubelio dan MyValue ke dalam Dynamics 365 Commerce dan membagikannya dengan Dynamics 365 Customer Insights.
Hasil yang didapatkan Gramdia dengan menggunakan Dynamics 365 yaitu, berhasil melmengintegrasikan 126 toko ritel yang memproses lebih dari 250.000 penjualan per hari, 180.000 penjualan daring per hari, dan inventaris lebih dari 3,5 juta item. Kemudian Gramedia dan penerbit mendapatkan kelancaran pengiriman barang dan pembaruan inventaris secara langsung antara toko maupun saluran daring. Gramedia beserta penerbit dan vendornya kini dapat mengakses faktur yang menunjukkan status stok, permintaan perubahan, harga, diskon, dan banyak lagi. Faktur dapat diterima atau ditolak dalam sistem, sehingga menghemat waktu untuk mengirim email dan melakukan panggilan telepon.
Sistem POS yang baru memfasilitasi pergantian shift yang lancar dan manajemen kasir yang tepat. Pendaftaran anggota baru selama proses pembayaran mengirimkan informasi kontak langsung ke Dynamics 365 Customer Insights, yang memperkaya data pelanggan untuk titik kontak di masa mendatang. Pengumpulan dan integrasi data pelanggan kini memfasilitasi kampanye email untuk acara pada lokasi tertentu, melakukan post otomatis ke akun media sosial, dan perencanaan acara yang lebih efisien. Fitur seperti penagihan otomatis berdasarkan ketentuan kontrak dan faktur otomatis untuk acara, pembelian, atau sponsor yang disetujui menghemat waktu Gramedia.
“Sekarang, kita dapat dengan mudah mengembangkan solusi yang lebih berharga dan memperkuat proses dan sistem bisnis dengan Dynamics 365.” kata Silvester Budihardjo, Manajer Departemen Sistem dan Pengembangan Gramedia.
