(Source: Freepik)
Sejak demonstrasi panggilan video langsung dipamerkan ke dunia, teknologi ini telah berkembang pesat hingga menjadi elemen vital, terutama dalam koordinasi kerja jarak jauh. Namun, seiring dengan durasi rapat yang semakin panjang, tantangan seperti kurangnya konsentrasi, hilangnya poin-poin penting, dan kesulitan dalam menindaklanjuti keputusan sering kali muncul. Hal ini dapat menghambat produktivitas dan efisiensi, meskipun studi menunjukkan bahwa 78% peserta menggunakan konferensi video untuk rapat tim.
AI meeting assistants hadir sebagai solusi inovatif untuk mengatasi berbagai permasalahan tersebut. Asisten digital ini dirancang untuk mempermudah alur kerja rapat, menjadikannya lebih produktif, dan menyederhanakan proses tindak lanjut. Tujuan utamanya adalah untuk memastikan setiap pertemuan memberikan hasil yang optimal dan semua tindakan yang diperlukan dapat terlaksana.
Asisten rapat AI memiliki beragam fungsi yang berfokus pada peningkatan efisiensi rapat. Solusi ini mampu menghasilkan ringkasan rapat yang jelas dan transkrip lengkap, memastikan tidak ada detail penting yang terlewat. Selain itu, asisten AI juga dapat mengidentifikasi poin-poin tindakan yang bisa langsung ditindaklanjuti atau ditetapkan sebagai tugas. Kemampuan ini sangat membantu dalam melacak tanggung jawab dan memastikan setiap keputusan memiliki tindak lanjut yang konkret. Beberapa asisten bahkan bisa disinkronkan dengan kalender, sehingga membantu dalam penjadwalan dan pengingat.
Asisten rapat AI adalah pengubah permainan karena memungkinkan peserta rapat untuk sepenuhnya terlibat dalam diskusi tanpa perlu khawatir tentang mencatat setiap detail. Dengan demikian, otak manusia yang secara alami tidak dirancang untuk mengingat setiap detail dari rapat yang serba cepat, dapat tetap fokus pada esensi percakapan. Asisten AI memastikan tidak ada yang terlewat, menangkap setiap informasi secara real-time untuk meminimalkan miskomunikasi dan informasi yang terlewat. Ringkasan yang dibuat secara otomatis dan daftar tugas juga memastikan bahwa siapa pun yang melewatkan rapat dapat dengan cepat mengejar ketertinggalan tanpa memerlukan pemutaran ulang penuh atau rekap manual, menjaga semua orang tetap selaras. Selain itu, asisten AI menjaga riwayat rapat yang jelas dan dapat dicari, menjadikan konteks masa lalu mudah diakses berminggu-minggu atau bahkan berbulan-bulan kemudian.
Beberapa penyedia solusi pertemuan jarak jauh sudah menyertakan asisten AI di dalamnya. Salah satunya adalah Zoho yang diberi nama Zoho Cliq.
